БОНТОН У ПОСЛОВНИМ ОДНОСИМА: Да ли знате ко коме пружа први руку и како се правилно пишу мејлови?
Колико нам је важан бонтон у пословним односима уверићете се када се нађете у групи пословних људи.
Иако у данашње време постоје и нека друга "мекша" правила, која нам диктирају нове генерације, професионална пословна особа увек ће се држати пословног бонтона и тако се издвојити од осталих на тржишту. Но колико су нам заправо позната правила пословног бонтона?
Пословни бонтон, односно бонтон у пословним односима, може се дефинисати као скуп опћеприхваћених правила понашања која се темеље на друштвеним нормама и важан је сегмент пословне културе сваке радне средине. Бонтон је књига или кодекс понашања којег би се требао придржавати сваки припадник друштва.
ШТА ЋЕ БИТИ СА ТУРИСТИЧКИМ АГЕНЦИЈАМА? Још нема понуда осигуравајућих кућа, путници не треба да брину
ПРВИ ПУТ У СРБИЈИ: Изједначене камате на динарске и девизне кредите
УКОЛИКО ИДЕТЕ НА РАЗГОВОР ЗА ПОСАО ОВО МОРАТЕ ЗНАТИ: Кандидат никада не треба да постави ова ТРИ ПИТАЊА
Сви смо чули колико нам је важан први утисак и да он често говори много о особи. Замислите да идете на разговор за посао или на разговор с јако важним купцем. Што је оно што желите представити другој страни? Осим добрих комуникацијских вештина, свака особа којој је важно да остави добар утисак придржаваће се и следећих правила понашања.
Упознавање и представљање
Код упознавања и представљања важно је знати да се мушкарац први представља жени, а ако седи треба да устане. Изузетак је једино ако је мушкарац на вишој хијерархијској лествици, тада се жена прва представља мушкарцу. Осим овог правила постоји и оно да се млађе особе представљају старијима. Особе једнаке по положајима из једне групе представљају се особама једнаким по положају из друге групе, а незванична особа оној с титулом.
Приликом упознавања битно је упамтити имена и треба водити рачуна о "личном простору". Лични простор јако је важан и управо о њему треба водити рачуна. Уобичајени простор на којем започињемо пословне разговоре је од 60 до 120 цм.
Засигурно сте се руковали с другим особама до сада. Ако размислите о руковању сигурно се сећате снажног и млаког стиска. Стисак руке требао би бити чврст, али никако у стилу одмеравања снаге. Свакако је пожељно да саговорника гледате у очи док се рукујете и да његову руку не држите предуго у стиску, а посебно да не тресете њоме. Најлошији сценарио је "хватање" руке у стисак одозго и поклапање другом руком. То је ситуација у којој се показује претерана доминација и потребно је избегавати је.
Када говоримо о томе ко коме пружа руку онда то старија особа чини прва пружајући руку млађој особи. Жена пружа руку мушкарцу, али се жени оставља могућност одабира начина поздрављања – руковање, осмех или климање главе. У случају да улазите у просторију, ваша је дужност да први поздравите присутне. Ако старија особа (по годинама или хијерархији) предложи, можете прећи на ословљавање личним именом, нпр. "госпођо Ана" или само личним именом.
Код професионалних односа, у институцијама с чврстом поделом по статусу и хијерархији, најчешће ћете ословљавати по занимању или функцији, рецимо "господине професоре" или ако је особа млађа, само "професоре" или само "директоре". Ако се нађете у ситуацији да се обраћате већем скупу, редослед ословљавања биће с "даме и господо". На симпозијумима и скуповима посвећеним једној професији, можете се обратити с "поштоване колеге" или ако се обраћате једној особи с "колега".
Пословна писма, e-mailovi
Код e-mailova и писања истих ословљавање почињете с "Поштовани господине (име)", "Поштовани господине директоре" или само "Поштовани". Титулирање је део бонтона који се може радити само према функцији коју неко обавља или према ступњу стручне спреме.
Садржај пословног писма
Пословна писма често знају бити или предугачка или лоше формулирана. Пре писања пословног писма размислите о томе шта желите да напишете, коме пишете и какву му поруку желите пренети.
Пословно писмо састоји се од:
уводне реченице ("поштовани господине" / "поштована господо")
увода (наводи се разлог писања писма)
садржаја/поруке (наводи се предмет или разлог због којег се писмо пише)
завршетка (изражава се нада да ће се посао склопити или слично)
поздрава с потписом.
Сваки e-mail мора имати јасан наслов и поздрав, завршницу те потпис. E-mail мора бити потписан именом и контакт податцима, а текст e-maila треба ограничити на највише двадесетак редака. Треба избегавати употребу емотикона, понајвише у пословном дописивању, а одговорити на e-mail у року од 24 сата.
Ако нисте у канцеларији требало би да поставите ауто-одговор који садржи то обавештење и заменски контакт. Ако намеравате да шаљете дуже писмо, проверите слаже ли се с тим и прималац. Примаоци често не могу примити веће e-mailova од 4 МБ па их питајте како да им пошаљете веће датотеке.
Не користите пословна писма и e-mailove за дугачке описе ситуација, производа и услуга. Оно што у том случају треба да направите јесте то да опис, понуду или слично ставите у неки од формата (нпр. PDF) те у прилог e-maila.
Телефонски разговор
На почетку телефонског разговора увек би требало да се представите, а разговор треба бити што ефикаснији и краћи. Немојте пуштати да телефон дуго звони јер ће особа ионако видети запис броја с којег је звано.
На телефон се немојте јављати нервозни, љутити или нерасположени. Угодније је када је с друге стране особа која звучи топло и угодно. У телефонском разговору припазите на то да разговетно причате и да не говорите пребрзо или преспоро. Пристојно је узвратити позив ако нисте стигли да одговорите на њега и не допустити да нас неко бесконачно дуго чека на телефону.
Никако немојте примати позиве у присуству друге особе, а ако то чините онда се извините. Исто вреди у случају ако сте назвали погрешан број. Извините се на сметњи. И још једно правило: онај ко је први звао треба први и да заврши разговор.